Wanneer organisaties nadenken over de toekomst van zorgplanning, gaat het gesprek vaak al snel over automatische planning, kunstmatige intelligentie en slimme algoritmes. Maar succesvolle automatisering begint niet met automatiseren.

Voordat een systeem kan ondersteunen, adviseren of automatisch plannen, moet eerst duidelijk zijn welke kennis, regels en afwegingen aan de basis liggen van de huidige planning.

Daarom ontwikkelen wij Match Planning Intelligence (MPI), een uitbreiding op ons Match plansysteem die organisaties ondersteunt bij het professionaliseren van hun zorgplanning.

Goede zorgplanning draait om kennis

Een planning bestaat uit meer dan afspraken, medewerkers en beschikbaarheid. Achter iedere planning schuilt een verzameling van kennis, ervaring, beleidsregels en werkafspraken. Veel van deze kennis zit niet vastgelegd in systemen, maar in de hoofden van planners. Zij weten welke uitzonderingen er gelden, welke afspraken in de praktijk zijn gemaakt en welke afwegingen nodig zijn om de planning werkbaar te houden.

Zolang ervaren planners aanwezig zijn, functioneert dit vaak prima. Maar juist daarin schuilt een risico.

Wanneer kennis voornamelijk in hoofden van medewerkers zit, ontstaat afhankelijkheid van individuele personen. Bij ziekte, vakantie, functiewijzigingen of vertrek van medewerkers gaat niet alleen capaciteit verloren, maar vaak ook een deel van de kennis waarop de planning is gebaseerd.

Daarnaast bestaat het risico dat verschillende planners dezelfde situatie anders beoordelen. Werkafspraken worden verschillend geïnterpreteerd, uitzonderingen groeien in de loop der jaren en nieuwe medewerkers moeten veel kennis mondeling overnemen. Hierdoor wordt het steeds lastiger om uniformiteit en kwaliteit van zorgplanning te waarborgen.

De uitdaging is daarom niet alleen het maken van een goede planning, maar vooral het borgen van de kennis waarop die planning gebaseerd is.

Van handmatig plannen naar intelligent ondersteund plannen

Wij zien de ontwikkeling van planning niet als een sprong van handmatig naar automatisch plannen, maar als een geleidelijk groeiproces.

Stap 1: Kennis vastleggen

De eerste stap bestaat uit het expliciet vastleggen van business rules, werkafspraken en beleidsregels binnen het plansysteem.

Hierdoor wordt planningskennis eigendom van de organisatie in plaats van een eigenschap van individuele medewerkers. Beslissingen worden beter uitlegbaar, processen worden uniformer en nieuwe planners kunnen sneller worden ingewerkt.

Stap 2: Ondersteunen en signaleren

Wanneer kennis centraal beschikbaar is, kan het systeem actief ondersteunen bij het bewaken van kwaliteit.

Signaleringen, controles en scenario’s helpen planners om sneller inzicht te krijgen in afwijkingen, risico’s en mogelijke oplossingen. De planner blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke keuzes.

Stap 3: Intelligent ondersteund plannen

Pas wanneer voldoende kennis en regels zijn vastgelegd, ontstaat ruimte voor verdere ondersteuning.

Het systeem kan dan planningsvoorstellen doen, scenario’s vergelijken en planners helpen bij het maken van beter onderbouwde keuzes. De planner houdt hierbij nadrukkelijk de regie.

Stap 4: Verdere automatisering

Wanneer processen voldoende zijn gestandaardiseerd en business rules betrouwbaar zijn ingericht, ontstaat ruimte voor verdere automatisering.

Automatische planning is daarmee geen startpunt, maar het resultaat van een organisatie die haar kennis, processen en planning stap voor stap heeft ontwikkeld.

De planner blijft centraal staan

Een veelvoorkomende misvatting is dat automatisering planners overbodig maakt. Wij verwachten juist het tegenovergestelde.

Naarmate systemen meer ondersteuning bieden, verschuift de rol van de planner van uitvoerend naar regisserend. Minder tijd gaat naar handmatige controles en repetitieve werkzaamheden, terwijl meer aandacht ontstaat voor kwaliteitsbewaking, analyse, optimalisatie en samenwerking met de organisatie.

Technologie vervangt de planner niet, maar versterkt zijn of haar rol.

Match Planning Intelligence (MPI)

MPI ondersteunt organisaties bij het vastleggen van planningskennis en helpt hen stap voor stap door te groeien naar intelligent ondersteund plannen. De eerste fase binnen deze ontwikkeling is:

MPI Scenarios. Hierbij worden business rules, planningscontroles, signaleringen en scenario-ondersteuning centraal vastgelegd binnen Match. Hierdoor ontstaat een betrouwbaar fundament voor verdere ontwikkeling.

Toekomstige uitbreidingen zoals MPI Semi Auto Planning bouwen voort op deze basis. Organisaties kunnen daardoor in hun eigen tempo doorgroeien naar steeds verdergaande vormen van ondersteuning en automatisering.

Niet omdat automatisering een doel op zich is, maar omdat het een logisch gevolg wordt van een goed ingericht planningsproces.

De toekomst van zorgplanning

De toekomst van zorgplanning draait niet om het vervangen van mensen door software. De toekomst draait om het combineren van menselijke expertise met intelligente ondersteuning.

Door kennis vast te leggen, business rules centraal te beheren en planners actief te ondersteunen bij complexe beslissingen ontstaat een planning die minder kwetsbaar, consistenter en beter voorbereid is op de toekomst.

Automatische planning is daarbij niet het vertrekpunt. Het is het resultaat van een organisatie die haar kennis, processen en planning stap voor stap heeft ontwikkeld naar een hoger niveau.

En precies daar begint de reis die wij met Match Planning Intelligence mogelijk willen maken.