Maak deze kennis zichtbaar en overdraagbaar

In veel zorgorganisaties zit planningskennis vooral in de hoofden van ervaren planners. Zij weten uit ervaring welke afspraken goed te combineren zijn, hoeveel rust een cliënt nodig heeft en welke behandelaren op welk moment beschikbaar moeten zijn.

Die kennis is waardevol. Maar wanneer deze alleen bij individuele medewerkers aanwezig is, maakt dat de planning ook kwetsbaar.

De ervaren planner weet meer dan je denkt

Een ervaren planner kijkt niet alleen naar een vrije plek in een agenda. Tijdens het plannen worden voortdurend keuzes gemaakt op basis van kennis, ervaring en afspraken binnen de organisatie.

Een planner weet bijvoorbeeld:

• welke behandeling op welk moment gewenst is;
• welke disciplines betrokken moeten zijn;
• hoeveel rust een cliënt tussen afspraken nodig heeft;
• welke afspraken niet goed gecombineerd kunnen worden;
• welke behandelaren of ruimtes beschikbaar moeten zijn.

Veel van deze kennis ontstaat in de loop van de tijd door ervaring. Soms beschrijft de organisatie een deel ervan, maar vaak werken planners vooral vanuit ervaring.

Zorgplanning is meer dan een lege plek vinden

Een goede zorgplanning draait daarom niet alleen om beschikbaarheid.

Een afspraak kan technisch gezien in een agenda passen, maar toch onwenselijk zijn. Bijvoorbeeld omdat een cliënt meerdere intensieve behandelingen direct achter elkaar krijgt. Of omdat een behandeling bij voorkeur vóór of juist na een andere behandeling moet plaatsvinden.

Ook kunnen er afspraken gelden over spreiding over de dag of week, de inzet van specifieke disciplines of het moment waarop een behandeling plaatsvindt. Juist die combinatie van voorwaarden maakt zorgplanning complex.

Planningskennis in de zorg zichtbaar maken

Wanneer planningskennis in de zorg vooral in hoofden zit, ontstaat afhankelijkheid van individuele planners.

Dat wordt zichtbaar wanneer een ervaren planner afwezig is, van functie verandert of de organisatie verlaat. Een collega kan de planning vaak wel overnemen, maar beschikt niet automatisch over dezelfde kennis en ervaring.

Daarom is het belangrijk om deze kennis expliciet te maken.

Niet door iedere mogelijke situatie vooraf vast te leggen, maar door samen te bepalen welke planningsafspraken structureel belangrijk zijn en bespreekbaar. Bovendien ontstaat een basis om het planningsproces verder te verbeteren.

Van persoonlijke kennis naar organisatiekennis

Zodra de organisatie planningsafspraken zichtbaar maakt, verandert persoonlijke ervaring in organisatiekennis. Dat biedt meerdere voordelen:

Nieuwe planners kunnen sneller begrijpen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt. Planners passen afspraken eenduidiger toe en er ontstaat minder afhankelijkheid van individuele medewerkers. Bovendien kunnen planners samen bespreken of bestaande afspraken nog logisch zijn. Wat jarenlang op een bepaalde manier is gepland, hoeft immers niet automatisch de beste werkwijze te blijven.

Het vastleggen van planningskennis is daarmee niet alleen kennisborging. Het is ook een manier om het planningsproces zelf verder te verbeteren.

Ook breder in de zorg is er steeds meer aandacht voor het delen en borgen van kennis binnen organisaties.

Van kennis naar intelligente ondersteuning

Wanneer duidelijk is welke afspraken en voorwaarden belangrijk zijn, ontstaat een volgende mogelijkheid: de planner tijdens het plannen ondersteunen met deze kennis.

Software kan bijvoorbeeld signaleren dat een bepaalde combinatie van afspraken ongewenst is, dat onvoldoende rusttijd wordt aangehouden of dat een behandeling beter op een ander moment kan plaatsvinden.

De planner blijft daarbij degene die de uiteindelijke beslissing neemt.

Dat is ook het uitgangspunt van Match Planning Intelligence: niet automatisch bepalen hoe de planning eruit moet zien, maar planningskennis gebruiken om de planner gericht te ondersteunen.

Slimmer plannen begint met kennis

Bij intelligentere zorgplanning wordt vaak als eerste gedacht aan automatisch plannen. Maar voordat software goede voorstellen kan doen, moet eerst duidelijk zijn welke planningskennis in de zorg daarbij een rol speelt.

De eerste stap naar slimmer plannen is daarom verrassend menselijk: samen zichtbaar maken wat ervaren planners iedere dag al weten.

In het volgende artikel: waarom een goede zorgplanning veel meer is dan het vullen van agenda’s.