Het verborgen probleem van meerdere agenda’s binnen de zorg

“Een ogenblikje, ik moet even kijken…”

Vrijwel iedere planner, secretaresse of baliemedewerker in de zorg spreekt deze zin dagelijks uit.

Een cliënt belt voor een vervolgafspraak of staat aan de balie met een ogenschijnlijk eenvoudige vraag:

“Wanneer kan ik terecht?”

Het registreren van een afspraak is meestal geen probleem. Dat kost in een elektronisch patiëntendossier slechts enkele seconden. Toch duurt het gesprek vaak veel langer. Niet omdat het boeken ingewikkeld is, maar omdat het vinden van een geschikt moment verrassend veel tijd kost. En juist daar zit binnen veel zorgorganisaties een verborgen uitdaging op het gebied van zorgplanning.

Het echte knelpunt zit in het zoeken

Op papier lijkt het plannen van een afspraak eenvoudig. In de praktijk moet een planner echter vaak rekening houden met verschillende behandelaren, disciplines, locaties, behandelruimtes, cliëntvoorkeuren en vervolgafspraken binnen een behandeltraject. Dat vraagt om overzicht. En precies daar ontstaat het probleem.

Binnen veel elektronische patiëntendossiers is het lastig of niet mogelijk om meerdere agenda’s gelijktijdig naast elkaar te bekijken of over meerdere dagen heen snel de best passende afspraak te vinden. Daardoor ontstaat een herkenbaar proces. Een agenda wordt geopend, gecontroleerd en weer gesloten. Vervolgens de volgende agenda. En daarna nog één. Net zolang totdat uiteindelijk een geschikt tijdslot wordt gevonden.

Het boeken duurt seconden. Het zoeken minuten.

Vrijwel iedere secretaresse of planner herkent dit. De afspraak zelf is vaak binnen enkele seconden geregistreerd. Maar het vinden van dat ene geschikte moment kost regelmatig meerdere minuten. Niet één keer per dag. Maar tientallen keren. Opgeteld gaat er dagelijks veel tijd verloren aan het zoeken naar beschikbare mogelijkheden. Niet omdat medewerkers onzorgvuldig werken, maar omdat het benodigde overzicht ontbreekt.

Registreren en plannen zijn verschillende processen

Elektronische patiëntendossiers zoals bijvoorbeeld ONS Nedap en Ysis zijn ontwikkeld om zorg vast te leggen. Daar zijn deze systemen uitstekend in. Ze ondersteunen de registratie van cliënten, dossiers, behandelgegevens, verslaglegging en afspraken. Maar zorgplanning vraagt om een andere manier van werken.

Planning draait niet alleen om het vastleggen van een afspraak, maar vooral om het snel kunnen vergelijken van meerdere mogelijkheden en het vinden van de beste beschikbare combinatie. Dat is een ander proces dan registreren. En het vraagt om andere ondersteuning.

Zorgplanning vraagt om overzicht

Steeds meer zorgorganisaties maken daarom onderscheid tussen registratie en planning. Waar het EPD de bron blijft voor cliëntgegevens en administratieve vastlegging, ondersteunt gespecialiseerde planningssoftware juist het zoeken naar de best passende afspraak. Niet door het EPD te vervangen. Maar door planners sneller inzicht te geven in beschikbare capaciteit. Daardoor kunnen vragen als:

• Welke behandelaar heeft als eerste ruimte?
• Welke combinatie van agenda’s past het beste?
• Welke locatie is beschikbaar?
• Welke afspraak voldoet aan de afgesproken planningsregels?

veel sneller worden beantwoord.

Match ondersteunt wanneer planning meer vraagt dan registratie

Match is mede ontwikkeld vanuit precies deze uitdaging. In plaats van agenda’s één voor één te doorzoeken, brengt Match de beschikbaarheid van meerdere behandelaren, disciplines, locaties en ruimtes gelijktijdig in beeld. Daardoor ziet een planner direct welke mogelijkheden er zijn en welke afspraak het beste aansluit bij de beschikbare capaciteit én de gemaakte planningsafspraken.

Het EPD blijft daarbij leidend voor cliëntgegevens en registratie. Match ondersteunt juist het proces dat daaraan voorafgaat: het snel vinden van de best passende afspraak.

Minder zoeken. Meer tijd voor zorg.

Iedere minuut die een planner niet hoeft te besteden aan het zoeken naar een geschikt tijdslot, levert direct waarde op. Niet alleen doordat medewerkers efficiënter kunnen werken, maar ook doordat cliënten sneller duidelijkheid krijgen, beschikbare capaciteit beter wordt benut en er meer rust ontstaat binnen de organisatie.

Goede zorgplanning betekent daarom veel meer dan afspraken registreren. Het betekent medewerkers ondersteunen bij het nemen van de juiste planningsbeslissing.

Conclusie

Het registreren van een afspraak is zelden de grootste uitdaging. Het vinden van een geschikt moment wel. Naarmate zorgprocessen complexer worden en meer agenda’s, disciplines en locaties betrokken zijn, groeit ook de behoefte aan slimme ondersteuning van de zorgplanning.

Dat is precies de ontwikkeling waarop Match Planning Intelligence (MPI) inspeelt.

Niet door planners te vervangen, maar door hen te ondersteunen met meer overzicht, betere besluitvorming en minder zoektijd. Want goede zorgplanning begint niet bij het vastleggen van een afspraak.

Goede zorgplanning begint bij het direct kunnen zien waar ruimte is.